Kallelse till stämman

Det är styrelsens uppgift att kalla till stämman. Om kallelsen inte skickas i rätt tid och på rätt sätt kan en enskild medlem klandra detta och styrelsen får då göra om processen.

Kallelse till ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. I stadgar får dock bestämmas att kallelse till stämma får utfärdas senast två veckor före stämman.

Kallelse till extra stämma ska utfärdas tidigast sex veckor före och senast två veckor före stämman. Om stämman ska behandla en stadgeändring måste kallelsen utfärdas senast fyra veckor före stämman. Även i denna situation är det möjligt att i stadgarna reglera att den senare tiden bestäms till två veckor.

Om det är fråga om en extra föreningsstämma som kommit till stånd på grund av en begäran av revisor eller från medlemmarna (minst 10% av alla medlemmar) måste kallelsen till den extra föreningsstämman skickas ut inom två veckor från den dag då begäran kom in.

Kallelsen ska utformas och skickas enligt bestämmelserna i stadgarna. Den ska innehålla tydlig information om de ärenden som ska tas upp på stämman. Även de ärenden som enligt stadgarna är obligatoriska ska framgå av kallelsen. Var uppmärksam på att om det är fråga om stadgeändring så ställs särskilda krav på kallelsen. Läs mer om detta under "Stadgar".

Vem får skriva en motion?

Det är bara bostadsrättsföreningens medlemmar som får skriva motioner, alltså inte medlemmars makar eller sambor som själva inte är medlemmar.

Vad kan jag skriva motion om?

Du kan skriva en motion om det mesta. Men var medveten om att ärenden som rör styrelsens kompetensområde, till exempel nivån på månadsavgiften till föreningen, inte är frågor som stämman beslutar om. Däremot kan du till exempel motionera om att anlägga en boulebana på  gården eller att styrelsen ska utreda möjligheterna att glasa in balkongerna.

Värt att notera är att du som medlem inte måste skriva en motion för att komma med förslag till styrelsen. Har du ett bra förslag kan du lämna in det till styrelsen när som helst. Om styrelsen inte kan eller vill ta beslut om ärendet själv kan den sedan välja att lägga förslaget till stämman eller be dig skicka in en motion. Detta eftersom ett sådant förslag till styrelsen inte utgör någon regelrätt motion och därför inte behandlas formellt på årsstämman.

Hur bör en motion formuleras?

Det är viktigt att du klart och tydligt beskriver vad du vill att stämman ska besluta. Du bör också redogöra för bakgrunden till ditt förslag och motivera varför det är bra. Avsluta gärna motionen med en ”att-sats”. Av ”att-satsen” ska det tydligt framgå vad det är du föreslår. Exempel: Jag föreslår därför att årsstämman beslutar: Att en boulebana anläggs på en lämplig plats på gården.

Det är bra om du inte är alltför detaljerad i ditt förslag då det blir svårare att få gehör eftersom styrelsen av olika anledningar kan behöva ändra lite i ditt förslag för att det ska fungera.

Slutligen undertecknar du motionen med ditt namn och din adress. Detta för att styrelsen ska kunna säkerställa att du är medlem.

Formellt finns det inskrivet i föreningens stadgar. 

Det kan förstås vara svårt att engagera medlemmar att sitta i bostadsrättsföreningens styrelse. Att ha en styrelse är dock avgörande för att föreningen ska leva vidare. Därför är uppdraget viktigt, men rent praktiskt inte svårt, och det är ett bra sätt att bättre lära känna sina grannar på.

Ibland utses avgående styrelseledamöter att ingå i valberedningen eftersom de vet vad styrelsearbetet innebär och vilka kompetenser som behövs. Men lika viktigt är nog att valberedningen känner medlemmarna och verkligen vågar fråga både nuvarande styrelseledamöter och blivande om intresse och engagemang för uppgifterna.

Uppdraget handlar alltså främst om att inför årets föreningsstämma fråga lämpliga personer och ge förslag på vilka som ska väljas till styrelseledamöter, revisorer och eventuella andra funktioner. Men självklart kan föreningens medlemmar på föreningsstämman komma med andra förslag än valberedningens.

Valberedningen är en av föreningens minst formella uppdrag och det finns inget som hindrar att valberedningen föreslår sig själva som blivande styrelseledamöter, suppleanter, revisorer eller andra förtroendeuppdrag i föreningen, till exempel valberedning.

Om någon i valberedningen avgår under mandattiden behöver styrelsen inte kalla till en extra föreningsstämma för att tillsätta en ny valberedning.

Stämman röstar om: Styrelsen, Ordförande, revisorer, valberedare och arvode.